중소형학원이 도약하기 위해 철저히 챙겨야할 부분이 학부모와 학생 관리다. 주먹구구식이 아닌 보다 체계적인 방법이 필요하다.

이를 위해 전문가들은 정확한 매뉴얼의 필요성, 1대1 맞춤식 상담의 중요성에 대해 역설한다. 이미 시행하고 있는 내용은 무엇인지, 현 학원 상황에 적용 가능한 사항은 무엇인지 점검해 보자.

▶ 학부모가 원하면 언제든 만날 수 있는 원장
학생들은 ‘스타 강사’보다 다소 못 가르쳐도 ‘자기에게 잘 해주는 강사’를 원한다. 일반적으로 고등학생 정도가 되면 웬만한 인터넷 강의는 다 병행한다는 것을 알아야 한다. 그러므로 학원에서는 ‘철저한 관리와 질의응답 시스템’을 원한다. 특히 학부모들에게는 신뢰와 애정을 보여 주어야 한다. 학원 학습이든 입시든, 아니면 자기주도학습이든 최근의 환경 변화에 대하여 거의 모든 것을 알고 있는 원장을 학부모들은 원한다. 더불어 경험으로 보건대 원장은 학원에 상주해야 한다. 언제나 학부모가 와서 만날 수 있는 상태가 되어야 한다.

▶ 교육서비스사업의 본분을 망각하지 말 것
원장은 학원운영 계획을 잘 세워야 할 뿐만 아니라 사교육은 공급자 중심모드에서 수요자인 학생과 학부모 중심으로 전환되어져야 한다. 당연한 말 같지만 교육도 서비스 사업이라는 사실을 망각하며 운영하는 학원이 종종 있다. 현대 비즈니스의 기본은 서비스 정신이다. 고객을 감동시키지 않고 사업을 성공시킬 수 없다는 사실을 잘 알기 때문이다. 학원도 마찬가지이다. 그러나 학생과 학부모를 감동시키기 위해서는 기교나 방법보다는 진정성이 있어야 한다. 성적을 올려주는 것 이상으로 진로지도나 인성지도를 통해 학생이나, 학부모와 좋은 관계를 유지하는 노력이 필요하다.

▶ 정확한 매뉴얼과 통일성 있는 상담 필요
고객 관리는 창구에서부터 상담교사 원장에 이르기까지 학원 특성에 맞게 잘 짜여진 매뉴얼대로 통일감 있게 움직이는 것이 좋다. 때문에 입학부터 재원생 상담, 홍보방안까지 원장의 주도로 매뉴얼을 짜두고 이를 모든 교사와 직원이 활용할 수 있도록 해 두자.

① 입학 : 입학 상담시 학부모가 원하고 필요로 하는 부분에 대해 정확히 파악 후 학생 평가를 거쳐 학생의 수준과 원하는 진로에 걸맞은 레벨과 유형의 반으로 안내
② 재원생 상담 : 최소한 4주에 1번씩 학생들 단원평가 및 과제물, 실험설계, 창의사고력 등 다양한 부분에 대한 평가가 누적된 성적표를 발송하며, 이를 통해 학생의 변화해가는 모습과 부족한 점 등을 상담하게 된다. 단순히 시험성적 한가지만을 가지고 학생들의 특성에 대해서 강사가 주먹구구식으로 상담을 하는 것이 아니라 도표와 그래프로 되어있는 학생의 발달된 분야, 전체학생 중에서의 위치와 통계값을 정확하게 수치화하여 학부모들에게 신뢰성 있는 정보를 제공한다.
③ 퇴원 및 휴회 사유 분석 : 매주 퇴원생 및 휴회원생의 사유를 분석하고 집계하여 매달 퇴원 및 휴회에 대한 사유를 분석하고 회의를 진행하여 수업 및 관리 등의 문제점을 파악하고 해결 방법을 모색한다.
④ 입학 및 문의 경로 분석 : 신규 회원들이 유입되는 경로를 분석하여 가장 효과적인 홍보 및 광고 방안을 분석하고 금액 대비 효율적인 홍보를 진행한다.
⑤ 경쟁학원 프로그램 구성 및 홍보 방안 분석 : 경쟁학원들이 새로이 개설하거나 진행하고 있는 프로그램에 대해서 정확하게 분석하고 파악하고 있을 필요가 있다. 필요한 것은 도입하거나 다른 학원에는 없는 특색있고 경쟁력 있는 프로그램을 개발할 수 있다. 또한 다른 경쟁학원들이 진행하고 있는 효과적인 홍보 방법에 대해서도 정확하게 파악할 필요가 있다.

▶ 지속적이고 정확한 상담과 점검이 중요
학생 개인별 현재의 성적을 진단하고 개인별 목표를 세우고 1:1 상담을 해야 한다. 자신의 목표에 맞는 학습방법을 택하고 있는지 주별, 월별 체크를 하는 것이 중요하다. 특히, 상담실장과 담임의 이원화된 체계적인 관리가 필요하다. 또한, 월별 모의고사 결과를 단지 성적표만 보내는 게 아니라 직접 학부모와 상담을 진행함으로써 정확한 목표를 제시해주도록 한다. 상담하는 과정에서 취약한 과목이나 잘못된 학습방법에 대한 부분을 점검할 수 있고, 지속적인 체크는 성적향상을 위한 지름길이 될 것이다.