<디테일 + 다이내믹하게 학원을 살려라>

■ 학생관리
1학기 중간고사 성적 관리 강사가 아무리 잘 가르쳐도 아이들은 시험을 잘 볼 수도 있고 못 볼 수도 있다. 학생마다 여러 가지 요인의 영향을 받기 때문이다. 다만, 그 결과에 대해 학원이 어떠한 대처를 하느냐에 따라 학부모의 반응은 달라진다. 성적이 떨어진 경우라도 정확한 분석을 통한 피드백을 먼저 해준다면 오히려 학원에 대한 신뢰가 구축될 수 있다. 이를 위해서는 온라인이나 오프라인으로 아이들의 학습과 관련된 자료를 구축한 데이터베이스가 운영되어야 하고, 성적 추이를 면밀히 파악하고 있어야 한다. ‘학생관리파일’을 철저하게, 그리고 효율적으로 관리하고 활용하는 것이 중요하다.

tip. 학생관리파일의 운영과 활용
아이들을 잘 관리한다는 것은 아이들과 관련된 자료를 효율적으로 관리하는 것에서 출발한다. 잘 관리된 파일은 강사와 강사, 강사와 원장, 강사와 학생/학부모, 원장과 학생/학부모 사이의 커뮤니케이션을 원활하게 하기 때문에 불필요한 오해를 방지할 수 있다.

2. 중3 대상으로 작업 돌입  
중3은 개별면담을 실시하여 앞으로의 진로나 학습계획에 대해 들어보는 것도 좋다. 여건이 된다면 학부모와 함께 면담하는 것도 좋은 방법이다. 이때는 인원수가 많아 부담이 되더라도 원장이 직접 해야 한다. 면담 이전에는 담당강사와 함께 학생관리파일을 토대로 충분한 사전조사를 통해 아이의 상태나 상황, 가정환경에 대해서 충분히 인지하고 있어야 한다. 이 과정에서 학부모가 원하는 수업의 형태 및 니즈를 파악할 수 있다. 다만, 너무 학부모에게 휘둘려서는 안 되며 모든 것을 다 해주겠다는 식으로 대응해서는 안 된다. 열린 마음으로 상담하되, 학부모를 리드하고 컨설팅하는 입장에 있어야 한다.

3. 퇴원처리와 퇴원생의 분석  
4월은 1학기가 시작된 후 1개월째가 되는 시점이다. 이 시기에 퇴원생에 대한 분석을 해야 한다. 정확한 퇴원생 분석을 위해서는 퇴원생 관련 업무의 플로우가 명확하게 구성되어 있어야 한다. 퇴원생 처리업무는 결재라인을 다소 복잡하게 만들어 강사들이 퇴원에 대해 무겁게 느낄 수 있도록 하는 것이 좋다. 퇴원처리는 누구에게나 어렵고 힘들다. 이 과정이 원만하지 못하면 강사나 아이들, 학부모, 원장 모두에게 상처가 될 수 있으므로 세심한 관리와 사후처리가 필요하다.

아래사진 ①에서 ③까지의 과정이 원활하면 퇴원 사유에 대한 피드백이 효과적으로 이루어져 퇴원을 방지할 수 있다. 그럼에도 불구하고 ④까지 넘어 왔다면 퇴원서류에는 퇴원사유를 기재하도록 하고, 학생 면담결과, 학부모 면담결과를 적는다. 원장은 퇴원서류를 토대로 다시 학부모와 전화상담하고(명목상 인사차 전화) 실제 퇴원사유를 확인하고 분석한다. 퇴원사유는 항목별로 정리하고, 강사들과 공유한다. 퇴원사유를 면밀히 검토하면 학원의 문제점이 무엇인지 적나라하게 밝혀낼 수 있을 뿐만 아니라 그에 대한 진지한 노력이 학원의 성장으로 이어진다. 원장이 퇴원생에게 일일이 전화하고 확인하는 과정을 통해 학부모가 학원에 대한 긍정적인 이미지를 가질 수 있다.

■ 수업관리
1. 중3 학생 1학기 중간고사 대비를 철저히 하자  
진학하는 고교(전기고, 후기고)나 지역(평준화, 비평준화)의 특성에 따라 다르겠지만, 보통의 중3 아이들은 중간고사를 잘보려는 경향이 있다. 중3의 면학분위기를 어떻게 잡느냐에 따라 학원의 전체적인 분위기가 달라진다 해도 과언이 아니다. 시험에 끝까지 최선을 다할 수 있도록 지도해야 한다.

2. 중3의 예비고1 수업 시작 시점 정하기  
중3의 면학 분위기가 중요한 이유는 중간고사 이후 바로 특목고대비 수업에 들어가야 하기 때문이다. 중3 기말고사가 거의 종료되는 시점을 정해 예비고1 수업을 진행해 나가기도 한다. 이 시기를 정할 때에는 면밀한 검토가 필요하다. 너무 빨리 시작하면 참여할 수 있는 인원이 적어지고, 너무 늦어지면 공부하고자 하는 중3의 이탈현상이 발생할 수 있다. 최대한 빨리, 그러나 중3 학생들이 한 번 숨을 돌릴 여지는 주어야 한다.
아이들이 빨리 마음을 잡고, 딴 생각을 하지 않도록 예비고1 선행계획을 세워주고 추후에 발생할 수 있는 신입생에 대한 대비도 필요하다. 두 시점을 고려해 운영해야 기존 중3의 이탈을 방지하고, 새로운 예비고1을 더욱 유인할 수 있을 것이다.

- 8월 중순 또는 9월초 : 상위권 중3 재원생들의 예비고1 수업 시작
- 12월말(겨울방학 시작 시점) : 신규로 들어오는 예비고1 수업 시작

3. 특강의 준비/홍보  
우선 학원의 특색에 맞추어 특강의 콘셉트를 확정한다. 제일 수요가 많을 다음 학기 선행과정을 주축으로 하되, 좀 더 창의적인 특강수업을 기획해 보자. 과학의 경우 실제 동물로 실험하는 ‘해부학실습’, 수학의 경우 ‘함수 끝짱내기’ 등의 영역별 수업도 가능할 것이다.
특강을 홍보하는 자체 유인물도 공들여 제작한다. 단순히 워드작업한 뒤 프린트하는 것보다는 제대로 디자인해서 소위 ‘있어 보이는’ 특강 브로슈어를 기획하고 홍보해보자. 학원 여기저기에 방학특강을 알리는 톡톡 튀는 홍보물로 학원을 장식한다면 살아있는 학원이라는 인상을 심어줄 수 있다. 겨울방학 특강의 기획은 홍보/마케팅 영역에도 속하는 아주 중요한 작업이다.

■ 마케팅/홍보
1. 4월 모집에 사활을 걸어라  1년 중 가장 중요한 모집 시기를 꼽으라면 단연 4월이다. 중간고사대비가 시작되고, 거의 대부분의 학생들이 공부하겠다는 결심을 하며, 학부모와 학생과의 의기투합이 잘 일어나기도 한다. 결과적으로 학원간 이동도 가장 많다.
4월 모집의 성공은 그 다음해 학원 운영에 영향을 미칠 정도로 영향력이 매우 크다. 따라서 4월 모집을 위해 3월부터 철저히 준비하고 효과적으로 투자해야 한다. 이를 위해 멋진 전단광고만을 만든다고 생각해서는 안 된다. 수업, 각종 설명회, 이벤트가 연계되어 있어야 하며 학부모와 학생을 끌어들일 수 있는 실질적인 ‘미끼’를 끊임없이 제공해주어야 한다.
만약 4월이 조용하다면 정말 심각한 상황이다. 이벤트나 설명회를 매주 진행하여 학원이 역동적이라는 인상을 심어주어야 한다. 학부모는 학원에 들어서자마자 학원이 움직이고 있는지 침체되어 있는지 단번에 알 수 있다. 첫인상은 자녀를 학원에 계속 보낼지 말지를 결정하는 중요한 잣대가 된다.

2. 기타 저비용 홍보방법의 진행
신문전단광고 이외의 다양한 홍보방법을 진행하여 보자. 여기에는 원장의 창의적인 아이디어와 열정이 필요하다.
① 시선을 사로잡는 현수막 광고 : 보이지도 않는 성과만 빼곡히 적어놓은 현수막보다 차라리 단 한번이라도 시선을 사로잡을 수 있는 카피와 디자인의 현수막을 만들어 보자.
② 지속적인 학부모 설명회, 간담회 : 지속적으로 열리는 알찬 학부모행사는 생각보다 효과가 크다. 단, 학부모설명회의 참석자들을 통해 입소문이 날 수 있도록 진행하는 것이 중요하다.
③ 길거리 홍보 : 공략하고자 하는 학교 앞이나 아파트 단지 앞에서 홍보하는 방법이다. 단순히 판촉물을 나누어주는 것을 떠나서 즉석 학습상담, 음료수 등을 제공하는 것도 고려해 보자.




서울교대교육대학원 글 발췌.

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