▶ 원장 스스로 학원진단
'학원은 하루아침에 이루어지지도 않
지만 하루아침에 망하지도 않는다'는 말을 잘 되새겨 보아야 할 시점이 왔다. 학원의 특성상 그 경영이 본 궤도에 오르자면 어느 직종보다도 그 기간이 길다. 또 한 번 본궤도에 오르면 쇠퇴해 가는 기간도 그만큼 길기 때문에 일반 기업처럼 하루아침에 부도가 나거나 클레임이 걸려 흥망이 엇갈리지는 않는다.

그런 특성으로 인해서 장점인 면이 있기도 하지만 오히려 단점으로 작용할 수도 있다. 즉 학원이 쇠퇴할 때는 명태가 북어가 되듯이 조금씩 조금씩 말라간다. 큰 비용이 한꺼번에 지출되지 않기 때문에 원장은 시달리면서도 가랑비에 옷이 젖어 가는것처럼 쇠퇴현상 자체를 느끼지 못하는 것이다.

그러다가 그런 시간을 몇 달 혹은 일, 이년 지내고 나면 이제는 오도가도 못할 정도로 쇠약해져서 재기의 발판마저도 잃는 경우를 가끔 보게 된다. 학원경영에 있어서 그 운영상의 위험신호를 잘 파악해야 한다.

위험신호의 몇 가지가 겹칠 때 그것을 간과하고 별다른 대책없이 타성에 젖어 학원운영을 하다보면 반드시 큰 코 다치는 날이 오게 마련이다. 자! 그러면 학원경영에 있어서의 위험신호란 어떤 것을 두고 말하는 것인지 생각해 보기로 한다.

(1) 원생끼리 싸움이 종종 일어나는 경우
학원경영에 있어서 원생끼리의 싸움은 극약이다.
결국 싸움을 한 원생 두 쪽을 모두다 잃는 경우가 있으며 두 쪽을 잃으면서 관련 동료원생도 무더기로 잃게 된다. 또한 수업분위기가 위해되고 나머지 원생들에게도 지대한 영향을 주게된다. 원생간의 싸움은 위험 신호탄이다.

원장은 즉시 양쪽 원생을 불러서 시시비비를 명확히 가려주고 그러한 일이 재발하지 않도록 원천적으로 봉쇄해 두어야 한다. 절대 가볍게 넘길 일이 아니며 두 번 세 번 그 원인과 치료 방법을 점검하자!

(2) 어떤 이유든지 학부모의 항의 전화가 올 경우 (1일 1건 이상)
어떤 형태로든지 하루 한 번 이상의 학부모 항의 전화가 올 경우에는 위험신호로 판단하라. 어떤 학부모이던지 학원의 불만족 사항을 바로 전화에 대고 떠들기는 쉽지 않다. 이미 전화까지 하는 정도라면 그 불만의 농도는 상당히 짙어져 있고 또 그런 불만이 하루 아침에 쌓인 불만이 아니라는 점이다.

항의 전화를 가벼이 생각하지 말고 그 근본 치유책을 간구하여 명쾌한 답을 주도록 하자. 학부모들의 이런 불만이 쌓여 가면 학원의 경영은 하루 아침에 마비될 수 있다는 점을 잊어서는 결코 안된다. 항의 전화에 대해서 임시 방편적인 전화 응대식 해결은 경영에 보탬이 될 수 없다. 다소 힘들더라도 즉각 행동으로 그 항의 내용에 대응해 주어야 한다.

(3) 이틀 이상 결석하는 원생이 생길 때
초.중.고 학생을 원생으로 하는 학원인 경우 원생의 결석은 곧 탈퇴를 의미하는 서막식이나 다름없다. 강의에 열을 올리고 배움에 힘을 쏟는 상태에서라면 연락없는(이유없는)결석은 있을 수 없기 때문이다. 내가 조사해 본 바로는 하루를 결석 했을 때 해당원생이 탈락할 확률은 약 30-40%, 이틀을 무단 결석했을 때의 탈락확률은 70-80%로 높아진다.

사흘이상 계속된 결석은 거의 탈락으로 보아도 무방하리만큼 결석은 곧 탈락이다.
이런 현상이 발생 했을 때 빨리 간파하여 적절한 대응을 한 경우에 그 탈락률은 대응하지 못한 경우보다 반 이하로 떨어진다. 재빠른 대응 이상의 탈락방지 System은 없다.
이 때는 1분 1초라도 늦춰서는 안되며 기어코 학부모나 원생을 찾아 대화하여야 한다.

(4) 1주일을 기준으로 신입생이 단 1명도 없을 때
학원은 영원한 원생을 소유하지 못한다. 원생은 누구나 언젠가는 떠나가게 마련이다. 다만 학원에서의 머무르는 시간이 1달이냐? 6개월이냐? 1년이상 2년이냐? 하는 점이 달라질 뿐이다. 그렇다면 결국 자연 감소되는 원생을 보상해 줄 수 있는 것은 신규원생뿐이다.

신규원생이 적은 것은 독특한 광고나 홍보, 기타의 방법으로 더 늘리면 되지만 1주일을 기준으로 신입생이 단 1명도 없다면, 그 학원에는 위험신호가 닥친 것이다.

학원의 미래가 불투명해 질 수가 있으며 또한 학원의 존립 자체가 의문시 될 수 있다. 이럴 때 재빠르게 그 대응책을 강구하여야 한다. 더욱 홍보를 강화하고 특히 내부관리 및 원생의 교습에 정열을 쏟아 신입생을 불러 모아야 한다.

(5) 수업분위기가 예전과 다르게 소란스러울 때
수업분위기가 소란스러워 진다는 것은 학원 본연의 강의가 허술해진다는 신호이다. 소란한 수업분위기가 계속될 때 학원의 원생은 길어야 몇 달을 견디지 못한다.

소란한 수업분위기와 학원의 위험신호 판단과 무슨 관계가 있느냐고 반문할 지 모르지만 원생이 대거 탈퇴하고 신입원생은 적어지고 수업의 진행은 잘 안되고....., 결국 학원이 존립하지 못하게 되는 하나의 일관된 수순과도 같다.

왠지 모르게 예전과는 달리 수업분위기가 소란하다고 느깰 때는 원장이 직접 나서서 이 현상을 바로 잡아야 한다. 왜 이런 현상이 나타나는지 수업의 부실화는 없는지 소란을 주도하는 원생은 누구인지 또 어떻게 대처해야 하는지 빨리 파악하여야 한다.
소란스러운 분위기를 가장 빨리 해결하는 방법은 역시 반편성의 재시도이다.

반 구성 원생들끼리 서로 소란스러워지는 것이므로 적절한 Test 과정을 거쳐 반을 전면 개편해 버리면 새로운 분위기에서 새로운 반 구성원들과 학습하게 되는 원생들은 자못 분위기가 틀려지게 된다. 며칠간은 조용한 분위기가 지속된다. 또한 이럴 때 바로 상.벌점 제도를 즉시 시행하자. 틀림없는 효과를 약속한다.

(6) 많은 학원생이 재등록의 시간을 넘길 때
원생이 재등록을 하는데 늑장을 부리는 것만큼 학원을 애타게 하는 일은 없다. 혹시 탈락한 것은 아닌가? 아니면 탈락의 조짐이 보이고 있는 것은 아닌가? 이렇게 되면 원장의 마음은 편할 길이 없다.

그러나 어떻게 설명해 봐도 많은 원생이 재등록 시간을 넘어서 재등록을 하지 않고 있을 때에는 분명 그것은 학원의 위험신호이다.

이런 경우 원장은 이 현상에 대하여 재빠른 원인분석부터 해보아야 한다. 원인을 분석하여 학원의 문제점으로 판단되면 바로 그에 상응하는 대책이 수립되어야 하고 또 원생 자체의 문제라면 적절한 독촉이 가해져야 한다.

너무 강한 독촉은 오히려 원생이나 학부모에게 좋지않은 인상을 심어주기 쉬우므로 '학습 상담 형식을 취한 독촉'이 이루어져야 한다. 만일 많은 수의 원생이 재등록을 계속하여 미루고 있는 경우라면 그 명단을 게시하여 재등록 독촉을 공개화하는 방법도 있다

(7) 원생의 기량이 향상되지 않을 때
교습하는 내용에 대한 원생의 기량이 향상되지 않는다는 것 또한 학원으로서의 근본적인 위험신호 중의 하나이다. 어떤 상담이나 기교를 내세워도 이런 원생은 결국 오래가지 못하고 다른 방법을 찾거나 혹은 포기하여 탈락하기 마련이다. 학원은 결국 원생의 기량을 향상시켜 주어야만 한다.

이것이야말로 학원의 신입원생을 증가시키고 탈락생을 방지하는 최선의 프로그램이다. 만일 원생의 기량이 향상되지 않을 때는 어떤 대응책을 만들어야 하는가? 방법은 한가지! 현재 시행하고 있는 학원의 모든 프로그램의 질적, 양적 부분을 강화하는 수 밖엔 없다. 강습의 강.약을 적절히 조절하는 것은 매우 중요하다.

전체적으로 볼 때 강습을 강으로 표현하면 원생의 기량은 모르겠지만 경영상으로 보아 많은 비용의 지출이 요구된다. 약으로 조절하면 비용은 절감되겠지만 원생기량은 떨어질 수도 있다. 이와 같이 학원의 전체 경영면에서의 적절한 강습 수위의 조절은 바로 경영자의 절대적인 Know-How 부분이다.

(8) 원생들의 분위기가 침체되어 보일 때
전체적으로 원생들의 분위기가 의욕적이지 않고 침체되면 그것 또한 학원의 위험신호이다. 학원이란 그 존립에 있어서 분위기의 붐이 조성되어야 하며 이렇게 분위기가 침체되면 그것은 학습환경에 직접 영향을 끼치게 된다. 이와 같은 상태에서는 새로운 원생이 입학하여도 그 원생마저 이런 분위기에 휩싸여 이내 학원에 대한 매력을 잃고 만다. 분위기가 침체된 원인을 규명해야 함이 우선이지만, 먼저 분위기 침체의 판단 기준부터 맞춰야 한다.

첫째, 원생들의 결석, 지각, 조퇴가 잦아지고,
둘째, 수업 시간이 5-10분 이상씩 일찍 끝나며,
셋째, 원생들이 강사나 원장을 보고 인사할 때 표정이 굳어 있는 경우

등이 바로 그것이다. 학원별 성격에 따라 새로운 활력소로 채워 넣고자 하면, 우선 이벤트나 다양한 행사를 통해 붐을 조성하고, 시험을 보든지, 학습내용 발표를 하게 하여 권태로움에서 탈퇴하도록 유도하여야 한다.

아무리 좋은 음식이라도 자꾸 같은 것만 먹으면 질려버리듯이 원생들의 학습도 마찬가지의 원리를 갖고 있다. 즉, 같은 내용의 과목을 계속 재미없이 학습하다 보면 결국 분위기의 침체로 연결되기 때문이다.

(9) 강사의 결강. 지각. 조퇴가 빈번해 질 때
강사의 열의는 원생의 학습의욕과 직결된다. 그러나 강사 자체가 결강, 지각, 조퇴등 근태상황이 불량해지면 학원에 위험신호가 반짝이게 된다.

강사의 근무 상황에서 가장 안좋은 것은 바로 결강이다. 1번의 결강은 반드시 그로 인해 언젠가는 1명 이상의 원생 탈락 현상을 초래한다. 결강하는 강사가 있는 경우 그 이유여하를 막론하고 학원은 단호한 대책을 즉시 수립하여야 한다.

한 번의 결강은 또 다른 결강을 만들고 결국 강의자체를 깨어버리기 일쑤이기 때문이다. 어떠한 경우에 있어서도 강사의 결강은 결코 허용될 수 없다.

이것은 다른 강사의 의식구조를 바로 잡기 위해서라도 원장은 단호히 대응해야 할 것이다. 사건에 대책이 수립된 경우외의 강사결강은 절대 안되는 것으로 강사가 학원에 근무하기 시작하면서부터 미리 못박아 두어야 할 부분이다.

(10) 별다른 이유없이 원생이 떨어져 나갈 때
결정적인 학원 측의 잘못이나, 혹은 원생의 불가피한 사정으로 인해 원생이 탈락한다면 원인을 확실히 아는 것으로 원장과 학원은 그 현상에 대하여 각각 원활하게 대처할 수 있다. 그러나 정확한 원인도 알 수 없는데 이유없이 원생이 나오지 않는 경우, 원생의 집으로 전화를 해봐도 그 원인의 규명이 불가능한 경우가 있다.

이런 경우가 사실 가장 안타까운 일이다. 원인을 알아야 거기에 맞는 대응 프로그램을 가동시킬텐데, 그저 답답하기만 하다. 그러나 이렇게 이유 없는 탈락현상이 한 번이 아니고 수시로 발생할 때는 그것은 학원의 위험신호로 판단해야 한다.

▶이럴 때의 학원의 대응 방법을 찾아 보면,

① 원생이나 학부모에게서 해답을 찾으려 하지말고 원내에서 가장 친했던 동료원생에게 그 원인을 파악하도록 한다.
② 탈락방지 program을 더욱 강화한다
③ 원생면담을 강화하여 더 이상의 탈락현상을 미연에 방지한다
④ 원생과 더불어 흥미롭고 다양한 이벤트를 개최한다
⑤ 탈락이 예상되는 원생에게 명분을 찾아 각종 상을 줌으로써 학습의욕을 높여준다
⑥ 각 학원별 정서에 맞는 특별 program을 즉시 구상, 실천해 본다
위와 같이 즉시 실천해 본다.